A munkáltatók csupán kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen iratainkat

Gyakori tapasztalat, hogy a munkáltatók általános jelleggel másolják az alkalmazottaik valamennyi személyazonosító okmányát és egyéb iratait, az elkészült fénymásolatokat pedig időkorlát nélkül tárolják.

Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók.

Az okmánymásolások indokaként leggyakrabban elhangzó érvek, mint például: „az elírások utólagos javíthatósága céljából”, vagy a „jobb, ha megvan”, biztosan nem lesznek megfelelőek, adatvédelmi szempontból semmi esetre sem. Az ilyenfajta adatgyűjtés ugyanis úgynevezett készletező adatkezelést valósít meg, amely a hatóság értelmezésében jogellenesnek minősül.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2018 szeptemberében kiadott állásfoglalása szerint a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk.

Állásfoglalásában a NAIH kiemelte, hogy a bemutatott, érvényes okmányban szereplő személyazonosító adatokat másolatkészítés nélkül is el kell fogadni. A személyazonosító okmányról készült egyszerű másolat ugyanakkor nem bizonyítja hitelesen az érvényes hatósági okmány tartalmát, illetve nem alkalmas arra sem, hogy a személyazonosságot megállapítsa, a másolat megőrzése tehát általánosságban nem lehet célhoz kötött.

Vagyis a munkáltató a személyazonosító okmányok bemutatását kérheti, ugyanakkor a jogszabály nem hatalmazza fel a munkáltatót az okmányok lemásolására. Helyes gya­korlat lehet az, ha például az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló helybenhagyólag aláír.

Nem mellesleg az okmányok puszta megtekintése is adatkezelésnek minősül, az alkalmazottak részére valamennyi szükséges információt – például az adatkezelés célja, jogalapja, időtartama – a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató keretén belül kell megadni.

Adódik hát a kérdés: mikor jogszerű az alkalmazott iratainak lemásolása?

Az alkalmazott okmányainak, vagy egyéb iratainak fénymásolását bizonyos esetekben jogszabály írja elő.

Ilyen például: az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása céljából a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni és azt megőrizni.

Szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát.

Egyedi – és jogszerű – indok lehet a fentiek mellett a másolatkészítésre olyan eset, mint például, amikor banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy a dolgozó okmányait külföldi kiküldetés miatti vízumügyintézés céljából kell lefénymásolni.