Munkaügyi iratok: őrizzük vagy sem? Utánajártunk!

– Az eddigi szabályozás nem rendelkezett egyértelműen a munkaügyi iratok őrzésének az általános őrzési kötelezettséget meghaladó tartamáról, illetve az esetleges mulasztás szankciójáról. Csak áttételesen a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény alapján lehetett levezetni ezen iratok megőrzésének kötelezettségét, de ennek elmulasztásához ténylegesen nem fűződött szankció. Ezen a helyzeten változtat az amúgy 1997. évi törvény december 23-tól hatályos paragrafusa – segített az eligazodásban Szilágyi Zsuzsanna infokommunikációs szakjogász. Kifejtette: az új rendelkezés szerint a munkavállalók (biztosítottak, volt biztosítottak) jogviszonyához igazodva az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni a munkaügyi iratokat. Ezek az iratok a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vett keresetről, jövedelemről szólnak.

Mostanra már a szankció is az iratkezelési szabályozás részét képezi

A megőrzési kötelezettség természetesen nem vonatkozik a munkáltatónál egyéb okból keletkező iratokra, úgymint az önéletrajzra, a munkavállaló értékelésére vagy az oktatásokon való részvétel dokumentációjára. Így például egy 18 éves pályakezdő foglalkoztatása esetén – a jelenlegi nyugdíjkorhatárral számolva, amely 65 év – egészen a munkavállaló 70 éves koráig, azaz 52 éven át kell a foglalkoztatónak megőriznie az olyan munkaügyi iratokat, amelyek a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapításához szükséges keresetről, jövedelemről tartalmaznak adatot. Vagyis a teljes megőrzési idő egy kevésbé ko­ros biztosított esetén több tíz év is lehet.

Befolyásol-e bármit is, ha a munkavállalónak felmondanak, netán ő dönt úgy, hogy elhagyja jelenlegi munkakörét? Mint a szakjogásztól megtudtuk, az iratok őrzési ideje nincsen kapcsolatban a felmondással. Következésképpen valamennyi olyan iratot meg kell őrizni, amely a munkavállaló biztosítási jogviszonyával összefügg, illetve a már említett (szolgálati idővel, keresettel, jövedelemmel kapcsolatos) adatokat tartalmazza.

A megőrzési kötelezettség a törvény által meghatározott nyilvántartásra kötelezetteket terheli, vagyis a foglalkoztatót, az egyéni vállalkozót, az őstermelőt, valamint a külföldi munkavállalókat, foglalkoztatottakat. Nyilvántartásra kötelezett foglalkoztatók lehetnek a társas vállalkozások, a költségvetés alapján gazdálkodó szervek, valamint a segélyt, támogatást, illetve (például gyermekgondozási) díjat folyósító szervek. Amennyiben a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélkül megszűnik, ezzel egy időben köteles bejelenteni a megőrzendő munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. Ha arra korábban nem került sor, a bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni. Az időpontokhoz, határidőkhöz kapcsolódva elmondható: szankcióra csak az új rendelkezés hatályba lépése után kerülhet sor, az a 2018. december 23-a előtti időszakra nem vonatkozhat – hangsúlyozta Szilágyi Zsuzsanna, akitől azt is megtudtuk: a szankció egy mulasztási bírságot jelent, amely arra a foglalkoztatóra szabható ki, aki elmulasztja a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget. Megszűnés esetén a bírság a volt tulajdonosra hárul.

Első körben a munkáltató felelőssége az őrzés

– Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet sem, melyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint ugyanis a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatók, ameddig arra jogszabály kötelez! Vagyis a munkáltatónak nemcsak megőriznie kell az említett dokumentumokat, de ügyelnie kell arra is, hogy azok őrzési kötelezettsége mikor jár le, továbbá, hogy az öregségi nyugdíj korhatára egy ilyen hosszú időszak alatt várhatóan módosulni fog – figyelmeztetett a szakjogász.

Első körben a munkáltató felelőssége az őrzés – válaszolt a szakértő –, ám ha a munkáltatónál még sincsenek meg az iratok, a munkavállaló kötelezhető a bizonyításra, amely a dokumentumok hiányában nehézkes lehet. A korábbi munkatársak tanúsíthatják ugyan, hogy az illető mettől meddig dolgozott az adott munkahelyen, ahonnan hiányoznak az adatok, de a tanúk felkutatása szintén nem kevés időt, energiát igényelhet.