Időgazdálkodás felsőfokon

2020.01.30. 12:28

Így tanulhatja meg jól beosztani az idejét

Manapság annyi mindennel foglalkozunk egyszerre, hogy egyre nehezebb odafigyelni. Íme három módszer, amely segíthet abban, hogy ne vesszen el a teendők között!

A Vasárnap Reggel összegyűjtötte, mit tehetünk annak érdekében, hogy sikerüljön jól beosztani az időnket.

Sorrend

Általánosságban elmondható, hogy akik folyton halogatnak, nem tudják tartani a határidőket, vagy éppen mindenhonnan elkésnek, azoknál leggyakrabban a feladatok súlyozása okoz problémát. Ebben segíthet az úgynevezett Eisenhower-mátrix. Az Egyesült Államok 34. elnökét az időgazdálkodás nagymesterének tartották, az ő módszerével ön is képes lesz hatékonyan súlyozni a teendőit. Persze az édeskevés, ha csak azt tudja valamiről, hogy fontos és/vagy sürgős, meg kell tanulnia a kategóriájának megfelelően kezelni az adott teendőt.

Lássuk, mit tartalmaz a mátrix!

Fontos és sürgős: Ezek a feladatok nem tűrnek halasztást, azonnal el kell intézni őket.

Fontos, de nem sürgős: Ezeket a tennivalókat egyszer meg kell ugyan oldani, időt kell rájuk szánni, de ez kicsivel később is ráér. Ezeket mindenképpen be kell tervezni, és dátumot rendelni hozzájuk. Ebbe a kategóriába sorolható például az általános orvosi kivizsgálás, de a baráti kapcsolatok ápolása is.

Sürgős, de nem fontos: Sokunknak talán nehéz elképzelni, de nem minden a mi feladatunk, nem csak akkor lesz kész valami, ha azt mi végezzük el. Az ebbe a kategóriába tartozó tennivalókat nyugodtan bízza rá másokra.

Nem fontos, nem sürgős: Az ide tartozó feladatok egyszerűen feleslegesek, gyakorlatilag pótcselekvéseknek minősülnek akkor, ha más kötelezettségek helyett csinálja őket. Mert míg munka közben például a közösségi média böngészése felesleges, a sorozatnézés pedig egyenesen tilos, addig ezek a tevékenységek otthon, a szabadidejében jó kikapcsolódásnak bizonyulhatnak.

Hatékonyság stresszmentesen

Az amerikai produktivitás-szakértő, David Allen dolgozta ki a GTD-módszert, ami a Getting Things Done rövidítése, és magyarul annyit tesz: Intézz el mindent! Lényege, hogy segít a tennivalókat egy logikus és praktikus rendszerbe helyezni.

Lássuk az öt lépést, amit érdemes a munkafolyamatok részévé tenni!

  • Rögzítés: Egy noteszben vagy füzetben gyűjtsön össze minden olyan apróságot, ami akár a szakmai-, akár a magánéletében foglalkoztatja. Az ötletektől a befejezésre váró feladatokig mindent felírhat.
  • Tisztázás: El kell döntenie, hogy a fenti lista elemeivel, a különböző feladatokkal mit is kezd. Három lehetősége van: ha nincs vele teendő, elvetheti; ha kevesebb mint két percet igényel, azonnal végezze el; ha két percnél tovább tart megoldani, akkor vagy adja oda annak, akinek a feladatkörébe tartozik, vagy írja fel a teendők listájára.
  • Rendszerezés: Ekkor tesz rendet a valós, hosszabb időt igénylő feladatai között. Lehet, hogy jobban áttekintve kiesik a listáról néhány tennivaló, de lesz olyan is, aminek megtervezheti a következő lépését, az időpontját. Feltétlenül írja fel a listára az eredményeket is!
  • Reflektálás: Ahhoz, hogy a hosszabb távú terveit is véghez tudja vinni, fontos, hogy hetente akár többször is átnézze a listáját. Így ellenőrizheti, hogy mi hol tart.
  • Cselekvés: Egyszerűen csak végezze el a feladatokat, hiszen már látja, hogy mikor, mivel és milyen módon kell foglalkoznia.
  • A mindentudó naptár

    Egy amerikai kutató és időmenedzsment-guru, Cal Newport vizsgálatai során azt állapította meg, hogy az ember nem lesz előrébb csupán azzal, ha listázza a feladatait. Szerinte így nem látszik, hogy mennyi időt igényel egy teendő elvégzése, és azt sem lehet felmérni, hogy az illető mennyi feladatot tud elvégezni egy adott napon. Az ő módszerének lényege leegyszerűsítve az, hogy

    minden feladatot be kell írni a naptárba, méghozzá a becsült időszükséglettel együtt.

    Amennyiben előre látja, hogy nem fogja tudni teljesíteni az egyiket, akkor azt át kell pakolni az adott héten egy másik időpontra. Fontos, hogy egy bejegyzett feladat végzésekor ne engedje, hogy bármi más közbejöjjön. Mindennek köszönhetően nem csúsznak össze a teendők, és azt is képes lesz felmérni, hogy hány és milyen típusú feladatot tud megfelelően ellátni a hét folyamán.

    Ezek is érdekelhetik